Momen Krusial Penentu Kesuksesan Project
Sebagai Project Manager, ada kalanya kita terlibat dalam proyek di mana anggota tim kurang memperhatikan atau tidak berkomitmen pada proyek yang sedang dilakukan. Misalnya, ada mitra kita yang pada awalnya berjanji untuk terlibat dan membantu, tetapi tiba-tiba menghilang di tengah jalan. Atau saat menjalankan proyek, tidak ada dukungan atau bantuan sama sekali.
Hal ini sering terjadi di dunia kerja sehari-hari. Salah satu penyebabnya adalah kurangnya komitmen dari anggota tim proyek, karena tim proyek juga terdiri dari anggota tim yang berasal dari departemen yang berbeda, sehingga tidak ada kewenangan langsung untuk memerintah mereka.
Salah satu hal yang bisa kita lakukan adalah selama tahap inisiasi. Proses inisiasi adalah momen krusial yang sangat mempengaruhi keberhasilan suatu proyek. Pada tahap ini, kita perlu “mengunci” komitmen dari pemangku kepentingan utama proyek atau sponsor proyek. Sponsor proyek di sini adalah tokoh kunci yang sangat berpengaruh pada keberhasilan proyek.
Untuk dapat mengunci komitmen dari para sponsor utama, ada beberapa hal yang perlu kita klarifikasi secara rinci kepada mereka, antara lain:
- Tujuan: Apa tujuan proyek versi sponsor proyek?
- Harapan: Apa harapan khusus dari sponsor proyek kita? Biasanya harapan ini akan bervariasi dari setiap sponsor.
- Lingkup: Apa lingkup proyek? Lingkup ini akan berpengaruh pada anggaran proyek.
- Sponsor lain yang perlu dilibatkan: Jika ada, segera diskusikan dengan mereka secara dua arah.
- Kriteria Sukses: Apa kriteria keberhasilan dari perspektif sponsor? Lebih baik jika dapat dinyatakan secara kuantitatif atau dapat diukur.
- Komitmen: “Mengunci” komitmen sponsor dengan membuat catatan MOM (Minutes of Meeting) yang dicetak dan ditandatangani, atau catatan tersebut dapat dikirim melalui pesan WhatsApp dengan meminta respons dengan mengetik “oke/noted/confirm”.
Untuk mendapatkan informasi ini dengan baik, sangat disarankan untuk melakukan diskusi secara tatap muka dalam suasana yang nyaman, misalnya di kafe atau tempat lain yang nyaman. Jika tidak memungkinkan, diskusi dapat dilakukan secara online, namun pastikan ada komunikasi dua arah yang membuat semua pihak merasa nyaman.
Dalam dunia project management , tak dapat dipungkiri bahwa momen inisiasi proyek memiliki peran krusial yang tidak boleh diabaikan. Sebelum sebuah proyek benar-benar berjalan, inisiasi proyek menjadi fondasi yang memastikan kesuksesannya. Melalui tahap inisiasi, perencanaan awal dan pengaturan tujuan proyek dilakukan secara cermat, risiko dianalisis, dan sumber daya yang dibutuhkan disusun dengan baik.
Namun, inisiasi proyek hanyalah salah satu aspek penting dalam manajemen proyek. Terdapat banyak hal menarik lainnya yang dapat Anda pelajari melalui artikel-artikel di web ini dan melalui program-program yang disediakan oleh para pelatih terpercaya di topilmu.id. Dalam artikel-artikel tersebut, Anda akan menemukan panduan praktis, tips, dan wawasan yang berguna untuk meningkatkan keahlian Anda dalam manajemen proyek. Program-program pelatihan yang ditawarkan oleh tim kami juga akan memberikan pemahaman yang mendalam dan keterampilan yang diperlukan untuk mengelola proyek dengan sukses.
Apabila Anda membutuhkan informasi lebih lanjut tentang program-program project management, jangan ragu untuk menjadwalkan pertemuan dengan tim kami. Tim kami yang berpengalaman akan dengan senang hati memberikan penjelasan detail mengenai program-program tersebut, serta membantu Anda memilih opsi yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan Anda.
Kesempatan untuk mengembangkan kemampuan manajemen proyek yang kuat dan efektif dapat menjadi kunci kesuksesan Anda dalam dunia bisnis yang kompetitif saat ini. Jadi, jangan lewatkan kesempatan ini dan ambil tindakan sekarang juga. Jadwalkan pertemuan dengan tim kami, dan bersiaplah untuk meraih kesuksesan dalam proyek-proyek yang akan Anda jalankan di masa depan