Oleh: Aji Perdana Mirnanto
Manajemen proyek adalah kunci untuk kesuksesan dalam mencapai tujuan bisnis yang ditetapkan. Untuk membantu para profesional dalam mengelola proyek dengan efektif, Project Management Institute (PMI) telah menyusun “A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)”, sebuah panduan yang komprehensif dan diakui secara internasional.
PMBOK Guide membagi proses manajemen proyek menjadi lima (5) kelompok utama, masing-masing menawarkan panduan langkah demi langkah untuk merencanakan, melaksanakan, dan menutup proyek dengan sukses. Mari kita jelajahi kelima kelompok proses ini:
1. Inisiasi (Initiating)
Proses inisiasi adalah awal dari setiap proyek. Di sini, tujuan proyek secara jelas ditetapkan dan alasan untuk memulai proyek tersebut diperjelas. Aktivitas dalam fase ini termasuk identifikasi stakeholders, penentuan ruang lingkup proyek, serta pembuatan dokumen-dokumen penting terutama yang menjelaskan tentang scope atau cakupan dari Project.
Aktivitas penting yang kadang dilupakan di fase ini adalah melibatkan Stake Holder Kunci (Key Stakeholder) untuk saling berdialog untuk memperjelas ekspektasi dari mereka. Dan setelah melibatkan mereka, jangan lupa juga untuk membuat dokumentasi mengenai scope atau cakupan proyek yang telah disepakati bersama.
Lebih lengkap mengenai proses inisiasi ini pernah dibahas pada artikel berikut:
2. Perencanaan (Planning)
Setelah proyek secara resmi dimulai, langkah berikutnya adalah merencanakan dengan cermat. Proses perencanaan melibatkan pengembangan rencana proyek yang terperinci, yang mencakup jadwal, anggaran, alokasi sumber daya, komunikasi, dan manajemen risiko. Perencanaan yang komprehensif membantu memastikan bahwa semua anggota tim memiliki pemahaman yang jelas tentang langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek.
Salah satu pendekatan yang dapat memudahkan proses perencanaan adalah dengan menggunakan WBS atau Work Breakdown Structure, yaitu pendekatan untuk menguraikan ruang lingkup proyek menjadi komponen-komponen yang lebih kecil dan lebih terkelola. Pembuatan WBS ini juga dapat dilakuan dengan melibatkan anggota dari project sehingga mereka juga memiliki pemahaman yang sama mengenai scope dan detail dari proyek. Lalu jangan lupakan juga perencanaan dalam aktivitas komunikasi, karena hal tersebut sangat berperan penting terhadap kesuksesan project.
3. Pelaksanaan (Executing)
Setelah rencana proyek disusun dengan baik, tiba saatnya untuk melaksanakan rencana tersebut. Proses pelaksanaan melibatkan alokasi sumber daya, pelaksanaan tugas-tugas proyek, serta koordinasi antar tim dan stakeholders. Komunikasi yang efektif dan pemantauan yang cermat menjadi kunci dalam menjaga agar proyek tetap berjalan sesuai rencana.
Pada fase ini penting untuk melakukan pertemuan mingguan secara rutin dengan anggota tim dari proyek. Dengan adanya pertemuan tersebut, komunikasi dapat berjalan dengan lancar , dan setiap anggota tim dapat menjaga tanggung jawabnya masing-masing terhadap kontribusi nya terhadap proyek. Peran project manager di sini sangat penting, terutama dengan melibatkan diskusi dan dialog yang positif dengan para anggota tim dari proyek.
4. Pemantauan dan Pengendalian (Monitoring and Controlling)
Proses pemantauan dan pengendalian berlangsung sepanjang siklus hidup proyek. Tim proyek secara rutin memantau kinerja proyek untuk menilai apakah proyek berjalan sesuai rencana atau tidak. Jika terjadi deviasi dari rencana, langkah-langkah pengendalian diterapkan untuk memperbaiki situasi dan memastikan proyek tetap bergerak menuju tujuan akhirnya.
Salah satu hal yang sangat penting untuk di perhatikan pada tahapan ini adalah adanya perubahan scope dari proyek. Pada tahap ini biasanya akan datang berbagai godaan dari manajemen atau stake holder kunci untuk mengubah scope dari proyek. Dan perubahan tersebut tidak jarang berdampak besar pada biaya dan waktu project. Peran Project Manager di sini sangat penting untuk mengkomunikasikan dampak dari perubahan scope tersebut secara tepat.
5. Penutupan (Closing)
Ketika proyek berkahir, fase penutupan pun dimulai. Proses ini melibatkan penyelesaian semua tugas dan kegiatan terakhir, serta penyerahan deliverables kepada pemangku kepentingan. Selain itu, evaluasi proyek dilakukan untuk mengevaluasi kesuksesan proyek dan untuk mengidentifikasi pelajaran yang dapat diterapkan di masa depan. Penutupan proyek dengan baik adalah langkah penting untuk mengamankan keberhasilan proyek dan meningkatkan praktik manajemen proyek di masa mendatang.
Dua hal penting dalam fase ini adalah Mengambil lesson learned dari keseluruhan project dan Melakukan selebrasi atas kesuksesan project. Lesson learned dari project dapat di fokuskan pada apa hal yang sudah bagus dan apa hal yang perlu ditingkatkan dalam konteks sebagai tim, bukan konteks individu. Selain itu melakukan selebrasi seperti syukuran atau sekedar makan-makan menjadi proses yang penting untuk meningkatkan motivasi dari tim pada project berikutnya.
Dengan memahami dan menerapkan lima kelompok proses ini dengan cermat, para Project Manager dapat meningkatkan kemungkinan kesuksesan proyek mereka. PMBOK Guide tidak hanya menyediakan kerangka kerja yang kuat untuk manajemen proyek, tetapi juga merupakan sumber daya penting bagi para praktisi dalam memperoleh pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk mengelola proyek dengan efektif. Kami di Topilmu.id juga bisa membantu dalam meningkatkan skill dan pengetahuan karyawan dalam hal project management di perusahaan Anda. Selamat menjalankan project dengan lancar, dan semoga sukses selalu!
Sumber Referensi:
Project Management Institute. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) (6th ed.).